10 заповедей эффективной коммуникации

Деловое общение отличается от остальных разновидностей взаимодействия между людьми тем, что каждая коммуникация имеет определенную цель. Иными словами, у эпизода коммуникации должен быть определенный измеримый результат: заключение сделки, продвижение в переговорном процессе, получение новых договоренностей или подтверждение прошлых, и т.д. Если результатов нет, значит, мы имеем дело с неэффективной коммуникацией.

В этой статье я предлагаю вам познакомиться с 10 правилами, способными сделать деловое общение более эффективным.

1. Определите цель коммуникации. Для этого можно воспользоваться формулой S.M.A.R.T. Цель должна быть определенной, измеримой, достижимой, реалистичной и зафиксированной во времени. Помните, что начиная коммуникацию без четко сформулированной цели, вы все равно идете к цели, но, скорее всего, не своей.
2. Действуйте проактивно. Существует два основных типа поведения: реактивное и проактивное. В первом случае, человек действует, реагируя на внешнее воздействие. Во втором случае, автором воздействия является сам человек. Действуйте проактивно: назначайте встречи, задавайте повестку, предлагайте возможные варианты решения проблем и развития отношений.
3. Будьте вежливы и доброжелательны. Ни один ключик не способен открыть столько дверей, сколько способны открыть элементарные вежливость и доброжелательность. Именно эти качества помогают формированию и поддержанию более глубоких и доверительных отношений между участниками коммуникации.
4. Смотрите глазами собеседника. Постарайтесь до начала и во время коммуникации выяснить или предположить, какие цели преследует собеседник, какие мотивы им движут, каковы его ценности и установки, каковы его истинные интересы. Это поможет выстроить аргументацию и сделать коммуникацию более эффективной.
5. Используйте технику активного слушания. Задавайте отрытые и наводящие вопросы, уточняйте, резюмируйте, демонстрируйте внимание невербальными способами (кивками, зрительным контактом, мимикой), делайте пометки. Это поможет продемонстрировать заинтересованность и получить нужную информацию.
6. Контролируйте эмоции. Демонстрируйте только те эмоции, которые помогают достижению поставленной цели. Даже если слова собеседника вызывают у вас негативную эмоциональную реакцию, постарайтесь их не показывать. Демонстрация негативных эмоций не поможет в достижении цели и осложнит процесс коммуникации. То же утверждение верно и для позитивных эмоций, в случае, если они мешают достижению результата. Иногда полезно скрыть искреннюю заинтересованность и энтузиазм, для того, чтобы получить более выгодные условия дальнейшего соглашения.
7. Контролируйте поведение. До 90% информации мы получаем по невербальным каналам (не через слова). Ваша поза, жесты, мимика, взгляд и интонации способны рассказать о вашем состоянии и настроении больше, чем вам бы хотелось. Научитесь подавать собеседнику выгодные вам «сигналы» при помощи «языка тела» и звучания голоса.
8. Контролируйте речь. Как известно, «слово не воробей». Поэтому важно контролировать произносимые слова. Говорите с собеседником понятным и приятным ему языком, используйте уместную лексику и помните о том, что случайно оброненная фраза способна дать второй стороне информацию, которую вы предпочли бы не раскрывать и существенно снизить эффективность коммуникации.
9. Тщательно готовьтесь. Никогда не пренебрегайте этапом подготовки. Постарайтесь смоделировать предстоящий разговор и продумать возможные линии поведения. Кроме этого, помните, чем больше вы знаете о противоположной стороне, тем выше вероятность выстроить эффективную коммуникацию и добиться цели.
10. Фиксируйте договоренности. В завершении общения обязательно фиксируйте достигнутые договоренности и назначайте следующий шаг. Избегайте двусмысленных формулировок, проясняйте, по возможности, все не до конца понятные моменты, согласуйте критерии выполнения и определите ответственных. Постарайтесь получить письменное подтверждение достигнутых договоренностей в виде электронного письма. Это поможет подстраховаться от неприятных сюрпризов и повысить эффективность дальнейшего общения.

Используя эти простые правила, вы сможете повысить эффективность своей коммуникации, и сделать общение с коллегами, клиентами и партнерами боле приятным для обеих сторон!